4.a.- EL MEMORÁNDUM

El vocablo Memorándum proviene del latín y significa, "cosa que debe tenerse en la memoria", denotaba originalmente una anotación breve que servía de ayuda memoria.  La Real Academia Española lo define como: “librito o cartera en que se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”.  Actualmente a este librito al que se hace mención se le conoce como agenda. El término Memorándum o corrientemente “Memo”, se usa por ampliación semántica para designar una comunicación, por lo general breve, usada internamente en la empresa para pedir o entregar información.  (La semántica es una de las partes de la gramática que estudia el significado de las palabras).

Características.  Por su carácter funcional, esta comunicación tiene empleo muy extendido, en primer lugar, identifica rápidamente los tres factores básicos del acto comunicativo: emisor, receptor y mensaje.  En segundo término, puede contener variados tipos de mensaje: órdenes, instrucciones, informes.  A veces reemplaza a la carta.

ESTRUCTURA

Encabezamiento. Consta de membrete, número de orden, fecha, emisor (identificado con la palabra DE en mayúscula), receptor (identificado con la letra A en mayúscula) y referencia que es equivalente a la materia del mensaje.  Cuando el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo por razones sicológicas.

Cuerpo.  Consiste en la exposición directa y breve del asunto que motiva el mensaje.

Final.  Frase de saludo, firma, nombre y cargo del emisor, si hay inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.

De acuerdo a lo  explicado, podemos concluir que la correspondencia interna es todo tipo de escritos entre dos o más secciones o departamentos de la misma empresa que se transmiten sobre asuntos de trabajo y la producción.  Este tipo de correspondencia constituye un medio sencillo, rápido y eficaz de comunicar mensajes.  Es útil hacer notar que no todos los memorándums tienen el mismo modelo o estructura.  Las empresas, en general, elaboran sus formatos específicos y por lo común con espacios en blanco donde insertan los elementos básicos como fecha, emisor, receptor, asunto o referencia, texto y firma del autor.

EJEMPLO DE MEMORÁNDUM

IMPRESO DE MEMORÁNDUM

    

CLASIFICACIÓN

EL MEMORANDUM QUE ORDENA

Significado e importancia de las órdenes.

            En cada asunto se establece una relación entre dos individuos del personal.  Esta relación no puede perturbarse por ningún motivo.  Si hay una serie de funcionarios colocados en orden ascendente o descendente de autoridad, las órdenes deben transmitirse en circunstancias normales, paso a paso y sin la omisión de ningún elemento de autoridad intermedio, siguiendo siempre un compromiso trazado de antemano de superior a subordinado, hasta que se alcance al empleado que, en último término, está encargado de la ejecución.

            Las órdenes obligan al destinatario a cumplir la decisión adoptada por el emisor,   ello se explica, porque el nivel de autoridad de este último es por lo general,  superior al del receptor: jefe a subordinado.

Las instrucciones.

A veces una orden se complementa con una instrucción.  Se define instrucción como la información del procedimiento que debe seguirse para cumplir correctamente la orden.

Tanto en las órdenes como en las instrucciones, el nivel de autoridad del emisor, es por lo común, superior al del receptor: Jefe a subalterno.

Existen por lo tanto: 

Memorándumes que ordenan como el ejemplo Memorándum N°50

Memorándumes que instruyen como el ejemplo Memorándum N°54

Para asegurar la correcta ejecución de las órdenes éstas deben cumplir los siguientes requisitos: ser lícitas, necesarias, posibles, rápidas, completas y claras.  La claridad es un factor importante y a veces requiere el empleo de la terminología técnica; esta debe explicarse en caso imprescindible.

EL MEMORANDUM QUE INFORMA

Los Informes dan a conocer cómo y cuando se han ejecutado las órdenes de la Dirección.  De este modo, el ejecutivo conoce exactamente las actividades de la empresa, la eficiencia de los departamentos, los resultados de las operaciones, etc.  Los informes entregan al receptor una descripción de situaciones o bien de tareas efectuadas.  Constituyen una relación sobre cómo y cuándo se ha cumplido una orden, son por lo tanto, comunicaciones verticales ascendentes. Los informes están conectados indisolublemente con la dirección, presentan los resultados de una determinada actividad en forma tan eficiente que la gerencia pueda disponer de los medios necesarios para hallar solución a los problemas.

MEMORÁNDUM QUE ORDENA



MEMORÁNDUM QUE INSTRUYE



USO DEL MEMORANDUM PARA LA TRANSMISIÓN DE INFORMES

Distinguimos dos casos:

1.                  Si el informe es breve, puede ser contenido en un memorándum.

2.                  Si el informe es extenso, el memorándum comunica sólo su envío y el informe se cita como anexo.



MEMORÁNDUM QUE AVISA



MEMORÁNDUM QUE INFORMA

            

              Qué bien...llegó el momento de repasar el uso de la letra "h"