3.a.- EL OFICIO

De acuerdo con el Diccionario de la RAE, es la “comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público, en las dependencias del Estado y por extensión, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas”.  Oficiar, significa “comunicar una  cosa oficialmente y por escrito”.

             En un intento de máxima precisión, podemos caracterizar el Oficio como la “comunicación escrita de carácter oficial que una autoridad emisora dirige a una autoridad receptora con alguno de los siguientes fines:

a.       Impartir normas.

b.      Comunicar decisiones.

c.       Dictar instrucciones.

d.      Solicitar información.

e.      Entregar información.

f.       Formular peticiones.

g.       Satisfacer peticiones.

h.      Aclarar Situaciones.

Uso del Oficio

             Puede dirigirse de un Servicio a otro o bien puede usarse en el ámbito interior de una repartición, es decir, puede usarse interna o externamente. El Oficio es la comunicación por excelencia en los Servicios Estatales, su importancia es manifiesta, por cuanto forma parte de la correspondencia oficial, lo que facilita la coordinación y relación entre los servicios públicos o los diferentes niveles jerárquicos de una misma repartición.

Clasificación

El Decreto Supremo N°291, del año 1974, clasifica los Oficios del modo que sigue:

1.-       Secreto (SEC)

             Son conocidos por las autoridades o personas a las que vayan dirigidos y por quienes deban intervenir en su estudio o resolución.  Tratan temas muy delicados y por lo tanto tienen restricciones de todo tipo, es el único Oficio que no lleva iniciales de responsabilidad, pues ni siquiera la secretaria tiene acceso a él, aunque esto dependerá de la confianza que el superior tenga en su asistente, como para que esta o este digite tal documento. Por lo anteriormente expuesto este tipo de documento sólo es usado por los Jefes o Superiores de Servicio o Autoridades de nivel.

2.-       Reservado (RES)

             Este tipo de documento es conocido  por un grupo  reducido de personas, pues la temática a tratar, sin ser secreta, sólo puede ser conocida por quienes estén a cargo o integren  un Departamento, Sección u Oficina en cuestión (no más de cuatro o cinco personas, ya que su contenido no puede ser dominio público).  Según su contenido se subdivide en Confidencial, Discreto, Cauteloso y Privado.

3.-       Ordinario (ORD)

             Es aquél que puede ser conocido por cualquier persona que tenga acceso a él, pues su temática es de carácter general, su destino está dirigido a todo un Departamento o a toda una entidad pública.

Estructura del Oficio

             Las partes fundamentales que constituyen estructuralmente el Oficio son:

1.-       Membrete:

             Es la inscripción o grupo de datos que van impresos en al ángulo superior izquierdo de un documento o comunicación escrita.  Aquí, específicamente se hará mención clara del Servicio Público que lo emite, encabezado  por la frase “República de Chile”.  Le sigue la Institución responsable del mensaje.  En otras líneas, la división que lo imparte, el lugar de donde se manda, el remitente específico (Secretaría, Dirección, por ejemplo).  Algunas veces puede ir la dirección postal y telefónica.  De todas maneras, hay que tratar que el membrete sea lo más sencillo posible, sin recargarlo en exceso.  Todo membrete va con mayúsculas y al margen superior izquierdo.  En estricto rigor, el orden de transcripción sería: República de Chile, Ministerio del que emana, Departamento, Sección, Lugar específico de emisión (ciudad).

2.-       Encabezado o Identificación del Oficio:

             Está compuesto por la Identificación del documento, sus Antecedentes, la Materia, los  Inclusos, la Fecha, el Emisor y el Receptor, los que se explican a continuación:

a.              Identificación y número, Siempre debe señalarse el tipo de Oficio que se envía, y esto se hace en virtud del contenido (ORD, RES, SEC), anotando en seguida su número correlativo, dependiendo del orden  y del número de oficios que la Institución haya emitido.

b.             Antecedentes, en este se hace referencia a una comunicación anterior que está ligada con el asunto tratado en el Oficio actual, cuando no existan antecedentes se anota la frase “NO HAY”.

c.              Materia, corresponde a un resumen breve de lo que tratará el oficio, es equivalente a la referencia de las cartas comerciales.

d.             Fecha, es el lugar, día, mes y año de expedición del documento, es de gran importancia sobre todo por los plazos para llevar a cabo las instrucciones, órdenes o asuntos encomendados a quienes va dirigido el oficio.

e.             De, identifica a la persona o autoridad que emite el mensaje, habitualmente se pone tanto el nombre como el cargo de la persona que emana el mensaje.  Todo se transcribe con mayúsculas cerradas.

f.               A, identifica al receptor del mensaje.  También se consigna con mayúsculas cerradas. En pocas ocasiones, sólo cuando se debe individualizar a muchos departamentos o personas sólo se pone la frase “SEGÚN DISTRIBUCIÓN”, para no recargar demasiado la presentación de esta parte del Oficio.

3.-       Cuerpo o Texto. Está constituido por tres párrafos que se explican a continuación:

             Párrafo Introductivo: en él se pone al asunto de manifiesto, vale decir, aquí se identifica el tema que se va a tratar, para esto debemos hacer una introducción  que nos centre en la información, luego debemos incluir una relación ordenada de los hechos y antecedentes relativos al asunto o tema, lo cual nos ayudará a clarificar la situación expuesta; luego, si corresponde y es pertinente se deben nombrar algunas disposiciones legales y reglamentarias que contribuyan a determinar de forma más explicita el asunto.

             Párrafo Considerativo, en él debemos determinar el problema central, establecer nuestro pensamiento respecto a él, después se hace un análisis minuciosos del asunto, considerando detalladamente los hechos y circunstancias que afectan la gravedad del problema y por último se incluyen opiniones personales  respecto a la situación tratada.

             Párrafo Conclusivo, formalmente es el término del Oficio, aquí debemos mencionar el objetivo de éste y la decisión que hayamos tomado sobre el tema que lo originó.

4.-       Frase de Despedida, Es permitida en el Oficio, siempre y cuando sea breve y sobria, recordando siempre que estos documentos emana de autoridades y que las respuestas van dirigidas a ellas.

5.-       Pie de Firma; en esta parte del documento se especifica el nombre, apellidos, profesión y cargo que desempeña el emisor o responsable del contenido del Oficio en cuestión.

6.-       Iniciales de Responsabilidad; sirven para identificar a quienes redactaron y transcribieron el documento, anotándose con mayúsculas las iniciales del emisor (persona o autoridad responsable del mensaje) , separadas por una diagonal, de las iniciales  de la persona que lo elaboró mediante el computador, las cuales van escritas en minúsculas.

7.-       Distribución: en este punto se indican las personas y organismos a quienes va la comunicación, si ello no se indicara, se produciría un desorden administrativo, por cuanto no se sabría con seguridad qué personas participan en el asunto y probablemente se enviará copia a quien ya la posee.  Es importante también por un asunto de responsabilidad compartida en relación al conocimiento del problema y las medidas que se tomen para solucionarlo.  En la actualidad el sólo conocimiento puede ser causal de despido, si no se ha hecho lo adecuado o de acciones legales si se incurre en dolo.

Ante varias consultas realizadas a mi correo, puedo señalar además, que el Decreto que regula la elaboración de este tipo de documentos, aún permanece vigente y que la única modificación que se ha efectuado en él corresponde a un artículo único, agregado como número seis, el año 1994 en el decreto 1193, que instruye sobre aquellos documentos que ingresarán al Archivo Nacional y  sobre los que siendo Reservados o Secretos conservarán su naturaleza, por un plazo de 10 y 20 años, respectivamente, contados desde su emisión.



ESTRUCTURA DEL OFICIO

                    Cambiando un poco el tema, veamos un video del uso de la letra "b"