4.b.- EL INFORME

Como decíamos anteriormente la finalidad de un Informe es transmitir información en forma vertical ascendente, y podríamos estructurar este documento, de la siguiente manera:

Encabezado: Similar al del Memorándum, con la diferencia de que en el título va señalada la palabra informe, escrita con mayúscula cerrada y el número correlativo que le corresponde.  Al igual que el Memo, también se identifica al emisor, al receptor y la materia de la cual vamos a informar.

Contenido: Se divide en tres partes, denominadas Introducción, Cuerpo o texto y conclusiones.  También en este punto se deben mencionar las partes eventuales de este documento que pueden ser recomendaciones o anexos.

Para entender mejor la redacción del Informe, analizaremos cada una de las partes del contenido.

a.-     Introducción.  Es la parte preparatoria del informe en que el emisor expone brevemente los objetivos de la comunicación, menciona el nombre del destinatario a cuya petición se elaboró el estudio y relata el procedimiento seguido, enunciando cada una de las fuentes donde obtuvo su información.  En este punto puede emplearse además un resumen, sobre todo cuando el informe es muy extenso y el receptor no dispone de tiempo para enterarse del documento completo.

b.-     Cuerpo o Texto: es la parte medular del informe que contiene la información  detallada que suministra el emisor sobre el tema analizado.

c.-      Conclusiones: Es la parte final, en que el emisor plantea las conclusiones que se derivan rigurosamente de la información presentada.

d.-     Partes Eventuales. Dentro de este punto están las Recomendaciones, donde  el emisor puede formular sugerencias o indicaciones para que el receptor adopte las decisiones más adecuadas.  Anexos, corresponde a los materiales que se pueden adjuntar como prueba o ampliación de la información suministrada.  Pueden ser documentos, esquemas, cuadros, gráficos, etc.

ELABORACIÓN DEL INFORME

          Lo mismo que la orden, el informe consta de dos partes, para su correcta construcción.  Las cuales son:

1.-     Planificación.  En este punto se deben resolver cuatro preguntas esenciales que son:  ¿Qué propósito persigue el informe?  ¿Quién es el destinatario del Informe?  ¿Disponemos de todos los documentos necesarios para elaborar el informe?  ¿Cuál es la mejor disposición para expresar las ideas?

2.-     Redacción: el informe debe cumplir con las mismas normas de claridad y de precisión que se mencionan en la orden, como por ejemplo: vocablos exactos y sencillos, en caso necesario los tecnicismos deben aplicarse.  Frases breves.  Párrafos cortos.  Designación de personas según sus cargos y no por sus nombres.  Referencia a documentos por su naturaleza, número y fecha.  Debemos tener presente que lo que le interesa principalmente al destinatario es qué hechos serán esclarecidos y cuáles son las soluciones propuestas.  Y que el lenguaje y la construcción simples aseguran la rápida comprensión del informe.

INFORME SIMPLE