4.c.- LA CITACIÓN

CONCEPTO

            Es una comunicación mediante la cual la Autoridad competente de un organismo convoca a una reunión a los miembros de éste con el objeto de informar o de resolver sobre materias institucionales.

            Técnicamente, la citación es una orden que emana del jefe de la entidad y que los receptores están llamados a cumplir o bien a excusarse en caso de no poder asistir.

ESTRUCTURA

            La citación debe contener, por lo general, los siguientes datos:

1.                  Nombre de la institución emisora (membrete).

2.                  Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial); lugar, día y hora de ésta.

3.                  Designación de las personas citadas.  Pueden ser todos los miembros de la organización o algunos de ellos.  (jefes de departamentos, de secciones, etc.)

4.                  Calidad de la citación, muchas veces se convoca en primera o en segunda citación con el propósito de cautelar el quórum.  El quórum es el mínimo indispensable de personas para formalizar la sesión.

5.                  Tabla, es la agenda de materias sobre las cuales se informará o se resolverá.

6.                  Cargo del emisor.  Por lo común, el presidente o el secretario de la entidad.

7.                  Lugar y fecha de la citación.

REDACCIÓN

            Esta comunicación puede redactarse en primera persona:  “cito a usted a reunión...”, o bien, en tercera persona “Se cita a reunión...”  El estilo es muy preciso para comunicar los datos de la citación.  De este modo, los funcionarios o socios convocados entenderán perfectamente el mensaje.  Mecanográficamente, la citación se escribe en papel tamaño volante.  Pero en algunas oficinas eligen papel de otras dimensiones.

CITACIÓN